自宅の引っ越しはもちろん大変な作業ですが、オフィスの引っ越しとなると会社の規模にもよりますが、場合によっては非常に大掛かりなものになることもあります。
また、会社の場合は自分たちだけでなく取引先や関連企業などにも対応が必要な場合もあって、最低でも半年ぐらい前から準備をしておかないといけません。
数人程度の小さなベンチャー企業とかであれば、引っ越しもそこまで大変じゃないかもしれませんが、数十人以上になってくるとそれなりに大掛かりな作業になってきますので、いかに段取り良く事を進めるかが大切です。
専門業者が必要なものは一番先にやっておく
引っ越し先が決まったら専門業者に依頼するべきことは真っ先に手配しておきましょう。時期にもよりますが、場合によっては工事が込み合っていてすぐに対応できないということもあります。特に一般家庭の引っ越しシーズンと重なる春や夏などは電話や通信系の工事は込み合っている場合もあるので注意が必要です。
専門業者の工事などが必要な主なものは、電話や電気の配線、LAN工事などがあります。これは引っ越し先も引っ越し元のオフィスもどちらも必要になってきます。
引っ越しが決まったらまずこれらの業者に連絡をして、余裕をもってスケジュールを立てましょう。
デスクやチェア、書類棚などの備品をどうするか
オフィスの引っ越しの場合、今使っているデスクやチェアをどうするか？という問題も出てきます。企業によっては引っ越し先でそのまま使用する場合もありますが、業績が良くて業務拡大で引っ越しする企業の場合は、新しいオフィスに合わせたオフィス家具を新調することも少なくありません。
その場合は今使っているデスクやチェアなどは処分することになりますが、そこで便利なのがオフィス家具も買い取ってくれる不用品買取です。オフィスのお引っ越しには不用品買取がおすすめです。
実はオフィス家具の中古品はそれほど多く市場に出回っていないため、専門業者に依頼すれば高値で買い取ってくれることもあります。
引っ越し業者への連絡や見積もりは最低でも3カ月以上前に！
個人宅の引っ越しと違ってオフィスの場合は大掛かりな作業になるため、あらかじめ見積もりを取って引っ越し完了までのスケジュールを決めておく必要があります。
個人宅であれば箱詰めなども含めてある程度業者に任せてしまえば、それほど大変な作業ではないかもしれませんが、オフィスの場合はいろいろと大変なことも多いです。
できるだけ時間に余裕を持って最低でも3ヶ月～4ヶ月ぐらい前までには業者に見積もりを取ってどこの業者に依頼するかを決めておくと良いでしょう。
また、引っ越しまでに必要でない書類や業務に差しさわりのないものは、時間のある時に少しでもまとめておくとスムーズに進められます。
まとめ：オフィスの引っ越しは段取りが命
オフィスの引っ越しを円滑に行うためにはとにかく事前の準備が大切です。いかに段取り良く物事を進められるかがカギとなります。新しい引っ越しが先が決まった時点で、内装やレイアウト、電気の配線などをまず決めていきます。
たいていの場合は内装業者を入れることになると思いますが、現在の社員数プラス今後雇用するであろう人員用のスペースもある程度予想して余裕を持って、レイアウトを考えておく必要もあります。
引っ越し先が決まらないと準備も進められないので、まず引っ越し先の準備が最優先事項になります。
また、一時的に今のオフィスと引っ越し先のオフィスの両方の家賃を支払わないといけないため、この辺りも注意が必要です。時間だけでなく予算にも余裕を持って事前準備をしておくことをおすすめします。